Jak zatrudnić pracownika w ramach umowy o pracę?

Zatrudniając pracownika w ramach umowy o pracę należy pamiętać o szeregu obowiązków, jakie ciążą na pracodawcy w tym zakresie. Zobacz na co zwrócić uwagę i jak dopełnić wszelkich formalności, aby pracownik mógł bezpiecznie i legalnie podjąć zatrudnienie.

Nawiązanie stosunku pracy

Cechami charakterystycznymi stosunku pracy są:

• osobiste świadczenie pracy,
• podporządkowanie pracownika poleceniom pracodawcy,
• wykonywanie pracy w czasie i miejscu określonym przez pracodawcę,
• wykonywanie pracy za wynagrodzeniem,
• wykonywanie pracy na rzecz i ryzyko pracodawcy.

Stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli tego terminu nie określono – w dniu zawarcia umowy.

Jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Umowa o pracę powinna określać strony umowy, adres siedziby pracodawcy, a w przypadku gdy pracodawca jest osobą fizyczną i nie posiada siedziby – adres zamieszkania, a także rodzaj umowy, datę jej zawarcia, oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy,
• miejsce lub miejsca wykonywania pracy,
• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia,
• wymiar czasu pracy,
• dzień rozpoczęcia pracy,
• w przypadku umowy na okres próbny:
  • czas jej trwania lub dzień zakończenia oraz, gdy strony tak uzgodnią, postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu, a także innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeśli takie nieobecności wystąpią,
  • okres, na który strony mają zamiar zawrzeć umowę na czas określony w przypadku umowy na 1 lub 2-miesięczy okres próbny, a także postanowienie o wydłużeniu umowy o nie więcej niż jeden miesiąc, jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy,
• w przypadku umowy na czas określony – czas jej trwania i dzień jej zakończenia.

Rodzaje umów o pracę

Umowy o pracę zawiera się na:

• okres próbny,
• czas określony,
• czas nieokreślony.

Umowę na okres próbny, co do zasady nieprzekraczający 3 miesięcy, zawiera się w celu sprawdzenia kwalifikacji pracownika i możliwości jego zatrudnienia w celu wykonywania określonego rodzaju pracy. Strony mogą uzgodnić w takiej umowie, że przedłuża się ją o czas urlopu i innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jeśli takie okoliczności wystąpią.

Umowę na okres próbny zawiera się na okres nieprzekraczający:

• 1 miesiąca – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy,
• 2 miesięcy – w przypadku zamiaru zawarcia umowy o pracę na czas określony wynoszący co najmniej 6 miesięcy i krótszy niż 12 miesięcy.

Ponowne zawarcie umowy o pracę na okres próbny z tym samym pracownikiem możliwe jest tylko w sytuacji, gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy.

Okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, a także łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy nie może przekraczać 33 miesięcy, a łączna liczba zawartych umów nie może przekraczać trzech.

Jeżeli okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony jest dłuższy niż 33 miesiące lub jeżeli liczba zawartych umów przekroczy trzy, uważa się, że pracownik od dnia następującego po upływie wyżej wymienionego okresu lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony, jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Umowa na czas określony - wyjątki

Ograniczeń tych nie stosuje się do umów o pracę zawartych na czas określony:

1. w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
2. w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,
3. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
4. w przypadku gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie: – jeżeli ich zawarcie służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy. W umowie należy określić ten cel lub okoliczności tego przypadku, przez zamieszczenie informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie takiej umowy.

Wstępne badania lekarskie

Wstępnym badaniom lekarskim podlegają:

• osoby przyjmowane do pracy,
• pracownicy przenoszeni na stanowiska pracy, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe,
• pracownicy młodociani (to jest do 18. roku życia) przenoszeni na inne stanowiska.

Badania lekarskie przeprowadza się na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę (należy określić stanowisko oraz warunki wykonywania pracy) oraz na jego koszt.

Szkolenia w zakresie bhp

Pracodawcy nie wolno dopuścić pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada on wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności, a także dostatecznej znajomości przepisów oraz zasad bhp. Wyróżniamy dwa rodzaje szkoleń w dziedzinie bhp – szkolenie wstępne i okresowe. W zakresie szkolenia wstępnego wyróżniamy:

• instruktaż ogólny – przed dopuszczeniem do wykonywania pracy,
• instruktaż stanowiskowy – przed dopuszczeniem do wykonywania pracy na powierzonym stanowisku.

• pracownika zatrudnianego na stanowisku robotniczym oraz innym, na którym występuje narażenie na działanie czynników szkodliwych dla zdrowia, uciążliwych lub niebezpiecznych,
• pracownika przenoszonego na stanowisko, o którym mowa wyżej,
• ucznia odbywającego praktyczną naukę zawodu oraz studenta odbywającego praktykę studencką.

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika

Regulamin pracy określa prawa oraz obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem i organizacją pracy.

Poza pewnymi wyjątkami, obowiązek tworzenia regulaminu ma każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników (art. 104 § 2 k.p.).

Informacja o warunkach zatrudnienia

Pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej:

1) nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, co najmniej o:

1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. w przypadku pracy zmianowej - zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy - zasadach dotyczących przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy,
8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę przysługujących pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w szczególności urlopu wypoczynkowego lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym o wymogach formalnych, długości okresów wypowiedzenia oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania pracownikowi tej informacji, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
11. prawie pracownika do szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje - nazwie takich organów lub instytucji,
13. w przypadku gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy - terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej oraz przyjętym u danego pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy;

2) nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę; nie dotyczy to przypadku, w którym pracownik dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Równe traktowanie w zatrudnieniu

Udostępnienie następuje w formie pisemnej lub w inny sposób przyjęty u pracodawcy. Obowiązek poszanowania godności pracownika w miejscu pracy zobowiązuje pracodawcę m.in. do:

• równego traktowania pracowników w zatrudnieniu,
• zakazu dyskryminacji bezpośredniej i pośredniej (również na etapie pozyskiwania kandydatów do pracy).

Dokumentacja pracownicza

Pracodawca, niezwłocznie po zatrudnieniu pracownika, zobowiązany jest do założenia i prowadzenia w postaci papierowej lub elektronicznej, dokumentacji pracowniczej, składającej się z akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dla każdego pracownika należy również prowadzić oddzielną ewidencję czasu pracy zawierającą informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Wypłata wynagrodzenia

Przepisy gwarantują pracownikowi prawo do minimalnego wynagrodzenia, którego wysokość ustalana jest corocznie na podstawie ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

Wynagrodzenie za pracę musi być tak ustalone, aby odpowiadało przede wszystkim rodzajowi wykonywanej pracy i kwalifikacjom wymaganym przy jej wykonywaniu, a także uwzględniało ilość i jakoś świadczonej pracy.

Prawo do urlopu

Podejmując pracę po raz pierwszy pracownik w tym roku kalendarzowym nabywa prawo do urlopu, z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Jeżeli nie korzysta z tego urlopu, miesięczny wymiar sumuje się. W każdym następnym roku kalendarzowym pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu z dniem 1 stycznia, o ile w tym dniu pozostaje w zatrudnieniu.

Ocena ryzyka zawodowego

Pracodawca ma obowiązek zapoznania pracownika z oceną ryzyka zawodowego na stanowisku, na którym wykonuje pracę.

Pracodawca ma obowiązek oceniać i dokumentować ryzyko zawodowe występujące przy określonych pracach oraz stosować niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko zawodowe.

Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze

Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ubezpieczenia społeczne

Pracodawca ma obowiązek zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego w ciągu 7 dni od daty jego zatrudnienia. Pracodawca musi zgłosić pracownika do następujących ubezpieczeń: emerytalnego, rentowych, chorobowego, wypadkowego, zdrowotnego.

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• Ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych