Pracodawca, który chce w dalszym ciągu zatrudniać pracownika, ale na innych warunkach niż określone w umowie, może skorzystać z przewidzianej w art. 42 Kodeksu pracy - dalej k.p. instytucji wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Wypowiedzenie zmieniające polega na jednoczesnym wypowiedzeniu pracownikowi dotychczasowych warunków pracy i płacy oraz zaproponowaniu nowych warunków. Konieczność wręczenia wypowiedzenia zmieniającego zachodzi wyłącznie w przypadku istotnej zmiany wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Najczęściej zmiana ta będzie dotyczyła zajmowanego stanowiska, wysokości wynagrodzenia, wymiaru etatu bądź miejsca wykonywania pracy. Co istotne, według uchwały Sądu Najwyższego z dnia 28 kwietnia 1994 r., I PZP 52/93 „nie jest dopuszczalna – przez dokonanie wypowiedzenia zmieniającego – zmiana rodzaju umowy o pracę zawartej na czas nie określony na umowę na czas określony”.
Zgodnie z art. 42 § 1 k.p. przepisy o wypowiedzeniu umowy o pracę stosuje się odpowiednio do wypowiedzenia wynikających z umowy warunków pracy i płacy. Oznacza to, że oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu warunków pracy i płacy powinno nastąpić na piśmie oraz zawierać pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania do sądu pracy w ciągu 21 dni. Jeżeli wypowiedzenie zmieniające dotyczy umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, to pracodawca jest ponadto zobowiązany podać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie oraz zawiadomić o zamiarze wręczenie wypowiedzenie zmieniającego reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową. W sytuacjach, w których nie można wręczyć pracownikowi wypowiedzenia definitywnego (np. w czasie urlopu, w trakcie zwolnienia lekarskiego, pracownicy w ciąży) nie jest również dopuszczalne wręczenie wypowiedzenia zmieniającego. Co do zasady ochroną tą objęci są również pracownicy, którym brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego. Ustawodawca dopuszcza jednak możliwość wręczenia wypowiedzenia zmieniającego pracownikom objętym ochroną przedemerytalną, jeżeli wypowiedzenie stało się konieczne ze względu na:
- wprowadzenie nowych zasad wynagradzania dotyczących ogółu pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy lub tej ich grupy, do której pracownik należy;
- stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez pracownika utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.
Możliwość wręczenia wypowiedzenia zmieniającego pracownikom, którzy objęci są ochroną przed wypowiedzeniem definitywnym przewiduje również art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Przytoczony przepis dopuszcza wręczenie wypowiedzenia zmieniającego w przypadku zwolnień grupowych np. pracownicy w ciąży, pracownikowi w okresie urlopu macierzyńskiego bądź urlopu rodzicielskiego, a także pracownikom objętym ochroną przedemerytalną. Pracownikom takim będzie jednak przysługiwał dodatek wyrównawczy, jeżeli wypowiedzenie zmieniające, które otrzymali spowodowałoby obniżenie ich wynagrodzenia. Dodatek ten przysługiwać będzie do końca okresu, w którym korzystaliby ze szczególnej ochrony przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem stosunku pracy.
Konieczność wręczenia wypowiedzenia zmieniającego zajdzie również w przypadku zmiany regulaminu wynagradzania lub układu zbiorowego pracy, jeżeli wprowadzane tymi aktami postanowienia będą mniej korzystne dla pracowników od dotychczasowych. W takiej sytuacji również nie będą miały zastosowania przepisy ograniczające dopuszczalność wypowiadania warunków takiej umowy lub aktu.
Zgodnie z art. 42 § 3 k.p. w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki; pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy lub płacy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków. W tym miejscu należy podkreślić, że zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 12 lipca 2012 r., II PK 300/11) okresy wypowiedzenia nie mają charakteru okresów sztywnych i trwają już od dnia wręczenia wypowiedzenia. Oznacza to, połowę okresu wypowiedzenia, do którego pracownik może złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków pracy lub płacy wyznacza moment przypadający w połowie okresu liczonego od dnia złożenia przez pracodawcę oświadczenia o wypowiedzeniu zmieniającym do dnia upływu okresu wypowiedzenia, który zgodnie z art. 30 § 21 k.p. przypada odpowiednio w sobotę lub w ostatnim dniu miesiąca.
Pracownik, który otrzymał wypowiedzenie zmieniające ma prawo odwołać się do sądu pracy niezależnie od tego czy przyjął zaproponowane warunki, czy też je odrzucił.
Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników i rozwiązują stosunek pracy z przyczyny niedotyczącej pracownika zobowiązani są na podstawie ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników wypłacić takiemu pracownikowi tak zwaną odprawę ekonomiczną. Jeżeli taki pracodawca wręczy pracownikowi wypowiedzenie zmieniające z przyczyn leżących po stornie pracodawcy, a pracownik je odrzuci w skutek czego dojdzie do rozwiązania umowy, to z mocy prawa obowiązek wypłaty odprawy ekonomicznej nie powstanie. Pracownik może jednak w takiej sytuacji wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wypłatę odprawy. Zgodnie z orzecznictwem ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników znajdzie zastosowanie także wtedy, gdy pracodawca z przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych itp. wypowie warunki pracy i płacy, a pracownik odmówi przyjęcia nowych warunków i umowa o pracę rozwiąże się (wyrok SN z 9 listopada 1990 r., I PR 335/90, wyrok SN z 16 listopada 2000 r., I PKN 79/00, wyrok SN z 4 lipca 2001 r., I PKN 521/00). Jednakże, jeżeli pracownik bezzasadnie odmówi przyjęcia nowych warunków, wówczas ustawy nie stosuje się i pracodawca nie musi wypłacić odprawy. Wynika to z tego, że wówczas przyczyny niedotyczące pracowników nie są wyłącznymi przyczynami rozwiązania stosunku pracy (wyrok SN z 7 lipca 2000 r., I PKN 728/99). Będzie tak wtedy, gdy z uwagi na interes pracownika i pracodawcy oraz rodzaj i charakter zaproponowanej pracy w zasadzie można oczekiwać, że pracownik przyjmie zaoferowane mu nowe warunki. Zatem odmowa przyjęcia nowych warunków pracy noszących znamiona szykany lub wyraźnie z jakiegoś powodu niedogodnych dla pracownika oznacza, że pracownik nie przyczynia się do rozwiązania stosunku pracy, a przyczyny te leżą wyłącznie po stronie pracodawcy.
Zgodnie z art. 42 § 4 k.p. wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy nie jest wymagane w razie powierzenia pracownikowi, w przypadkach uzasadnionych potrzebami pracodawcy, innej pracy niż określona w umowie o pracę na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym, jeżeli nie powoduje to obniżenia wynagrodzenia i odpowiada kwalifikacjom pracownika. Powierzona pracownikowi w ramach polecenia zmieniającego inna praca powinna odpowiadać jego kwalifikacjom. Pracodawca nie powinien zatem kierować pracownika do pracy, do której wykonywania nie posiada odpowiednich kwalifikacji. Z drugiej strony, zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego (wyrok z dnia 21 lutego 2008 r., II PK 171/07), powierzona praca nie powinna na tyle różnić się od tej wykonywanej dotychczas, aby kwalifikacje, którymi dysponuje pracownik przestały mieć w niej jakiekolwiek zastosowanie. Z przepisu nie wynika, aby okres 3 miesięcy w roku kalendarzowym musiał być nieprzerwany, dlatego za dopuszczalne należy uznać dzielenie go na krótsze okresy.