W pierwszej kolejności każdy pracownik może ponieść tzw. odpowiedzialność materialną.
Zgodnie z art. 114 Kodeksu pracy - dalej k.p. pracownik ponosi odpowiedzialność materialną, gdy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę. To na pracodawcy spoczywa obowiązek wykazania poniesionej szkody (art.116 k.p.), a pracownik odpowiada za nią tylko w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę oraz tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z których wynikła szkoda (art. 115 k.p.).
Wysokość obciążenia pracownika jest uzależniona od tego, czy szkoda powstała w wyniku:
- umyślnego działania na szkodę pracodawcy – pracownik w całości pokrywa koszty związane z naprawieniem szkody (art. 122. k.p.),
- nieumyślnej winy pracownika – wówczas „odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody” (art.119. k.p.).
Z drugim rodzajem odpowiedzialności pracownika będziemy mieli do czynienia, gdy samochód został powierzony pracownikowi z obowiązkiem zwrotu tzw. odpowiedzialność za mienie powierzone.
W takim przypadku pracownik będzie odpowiadał w pełnej wysokości niezależnie od tego, czy szkoda powstała na skutek winy umyślnej czy nieumyślnej. Warunkiem powstania pełnej odpowiedzialności jest prawidłowe powierzenie pracownikowi samochodu, na które składając się następujące czynności
- Zgoda pracownika na powierzenie mu mienia z obowiązkiem zwrotu, przy czym przepisy nie określają formy, w jakiej zgoda ta ma zostać wyrażona, a zatem może ona nastąpić przez sam fakt przyjęcia przez pracownika samochodu do używania i sprawowania nad nim pieczy bądź też w formie pisemnej,
- Wydanie pracownikowi samochodu w taki sposób, aby mógł on zostać objęty przez pracownika w posiadanie oraz aby mógł prawidłowo sprawować nad nim pieczę.
W przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik powinien naprawić szkodę w pełnej wysokości, a więc pokryć nie tylko rzeczywistą stratę poniesioną przez pracodawcę, ale również utracone przez niego korzyści. Jeżeli dojdzie do zdarzenia drogowego z udziałem samochodu służbowego prowadzonego przez pracownika, któremu pracodawca powierzył ten samochód rzeczywistą stratą będzie koszt naprawy samochodu oraz utrata jego wartości, jaka nastąpiła na skutek wypadku (uchwała Sądu Najwyższego z 12 października 2001 r. w sprawie III CZP 57/01).
Od decyzji pracodawcy zależy, w jaki sposób nastąpi realizacja obowiązku naprawienia szkody. A zatem pracodawca może żądać dokonania naprawy samochodu przez pracownika (sfinansowanie naprawy z majątku pracownika) bądź też zapłaty przez pracownika odpowiedniej sumy pieniężnej (wyrok SN z 11 czerwca 2003 r. w sprawie V CKN 308/01).
Co do sposobu naprawienia szkody należy wskazać, iż w przypadku, gdy odszkodowanie nie zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem, jego potrącenie z wynagrodzenia pracownika możliwe jest tylko w sytuacji, gdy pracownik na takie potrącenie wyrazi zgodę. Zgoda taka może być wyrażona dopiero po tym, jak pracownik uzna swoją winę i zgadza się z nałożoną na niego odpowiedzialnością za powstałą szkodę oraz uznaje jej wysokość. Może to nastąpić w postaci zawarcia pisemnej ugody pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Zgoda musi być wyrażona w formie pisemnej. Pamiętać jednak należy, iż pracodawca nie może naruszać zasad określonych w art. 87¹ k.p. dotyczących potrącania wynagrodzenia pracowniczego. Nawet w przypadku wyrażenia przez pracownika zgody na potrącenia, takie potrącenie nie jest nieograniczone i nie może naruszać kwoty wolnej od potrąceń.